Cómo organizarte de regreso a la rutina a la vuelta de vacaciones. Especial vuelta al cole

Se han acabado las vacaciones y toca organizarnos o por lo menos tratar de prepararnos para lo que se nos avecina de aquí a navidades, tanto si somos estudiantes, como si trabajamos en una empresa donde el último trimestre suele marcar la diferencia a la hora de conseguir los objetivos anuales. Para conseguirlo muchas veces necesitamos las herramientas adecuadas y para ello vamos a ofrecer una selección de las mejores herramientas paraorganizarte de regreso a la rutina a la vuelta de vacaciones.

Como siempre ocurre no sólo trabajamos en el ordenador de casa, sino que podemos hacerlo también en el equipo del trabajo o la universidad, pero también con nuestro móvil o con un tablet. Por eso necesitamos aplicaciones donde la información esté siempre disponible y sincronizada, de manera que los cambios se trasladen de una a otra de forma automática.

Los mejores calendarios para organizar tus tareas

Google Calendar es una de las opciones más utilizadas. Es muy versátil y podemos consultarla tanto vía web como en tablets o smartphones. Se puede sincronizar con facilidad aunque el mejor partido lo sacamos con la aplicación instalada. Podemos tener distintos calendarios sincronizados, asignar un color a cada uno de ellos y compartidos con distintos tipos de permisos para los usuarios con los que lo hacemos. Su punto flojo para mi es la interfaz y las posibilidades de edición de eventos que nos ofrece, que aunque han mejorado, con la forma de introducir la hora o las posibilidades de repetición de eventos, todavía tienen que seguir evolucionando.
Outlook Calendar será una buena solución para aquellos que utilizan cuentas de Outlook.com, o el cliente de Outlook en el escritorio, para mantener todo sincronizado. Si además tenemos Windows Phone aquí tenemos mucho ganado puesto que aprovechamos toda las ventajas del sistema integrado, lo mismo que podríamos decir de Google Calendar y Android, pero trasladado a el ecosistema de Microsoft. Aunque era una de las aplicaciones de Microsoft que menos había evolucionado, en los últimos tiempos se ha puesto a la altura.
DigiCal, es uno de los mejores calendarios que nos da valor añadido al calendario de Google. Está disponible para Android y entre sus grandes virtudes no está en lo que hace, sino más bien en como lo hace. Una forma de organizar la información por semanas más útil que la del calendario de Google, como por ejemplo el uso de Popup para mostrar los eventos con los que no es necesario abrirlos en una ventana individual para tener más detalles. Sólo por este detalle tan sencillo y su gran adaptación a las tablets merece la pena probarla. Además dispone de una barra inteligente que aparece cuando hemos seleccionado un evento con las acciones que se pueden realizar en el mismo.
EverCalendar es una aplicación que nos convierte nuestros eventos en tareas o notas de Evernote. El popular sistema de notas es una de las mejores formas que tenemos para organizarnos y compartir información y de esta manera nos ayuda mucho tener un calendario añadiendo estos eventos directamente a Evernote.
Cozi, disponible para Android, BlackBerry y también para iOS, es uno de los calendarios más completos, que podemos compartir con toda la familia o con compañeros de trabajo o estudio. Entre algunas de sus funciones que se pueden destacar además de los típicos recordatorios de citas, están la posibilidad de crear listas de compras compartidas, algo muy práctico para ir completando de forma colaborativa para el día en que toca hacer la compra o también crear listas de tareas de cosas que tenemos por hacer que también podemos compartir con los demás. Todo esto con una interfaz muy agradable de utilizar. Mucho más que un simple calendario.

Organizarse con listas de tareas, que nada se te pase

Además de tener citas de calendario, ya hemos visto con el ejemplo de Cozi que es fundamental tener organizadas las tareas que tenemos pendientes. Para ello nada mejor que tener una lista de tareas, donde vamos añadiendo las cosas que tenemos que hacer, tanto si son a nivel personal como a nivel profesional o tareas de clase. Vamos a daros algunos ejemplos de algunas de ellas:

Wunderlist, es una de las mejores aplicaciones de listas de tareas, tanto online como para smartphones, donde tiene aplicaciones disponibles para los principales sistemas móviles. Lo mejor es su interfaz web, la posibilidad de compartir las listas de tareas, la facilidad para añadirlas, reorganziarlas, etc. Sin duda una de las mejores alternativas. Tareas recurrentes, subtareas, recordatorios son sólo algunas de sus opciones. Si no lo conoces, merece la pena probarlo.
Todoist es otra de las aplicaciones muy completas para trabajar, que podemos tener tanto en smartphones, como tablets o extensiones para el navegador, una forma muy cómoda de añadir una página web, un correo electrónico, etc. como tarea de una forma rápida. Dispone de una versión de pago que nos permite añadir alguna funcionalidad extra como los comentarios a las tareas o las notas añadidas. Es muy sencilla, pero muy efectiva en su forma de trabajar.

Nozbe, es mucho más que una aplicación de lista de tareas. Supone una nueva forma de organización puesto que está pensada para aplicar el método GTD, que ya analizamos a fondo en su día.. Se puede consultar vía web o instalar en nuestros equipos, también dispone de aplicaciones móviles. Para la versión gratuita permite tener hasta cinco proyectos simultáneamente, algo más que suficiente para la mayoría de nosotros. Sin duda, si conseguimos dominar la técnica con este sistema de tareas nuestra productividad va a mejorar de forma exponencial.
Any.DO es una lista de tareas muy sencilla con la que da gusto trabajar. Dispone de una extensión para el navegador que nos va a permitir ir creando tareas de forma sencilla y que analizamos cuando hablamos de convertir correos de Gmail en tareas. Y sin embargo, también destaca por sus aplicaciones para smartphones, donde añadir, modificar y marcar tareas es realmente sencillo e intuitivo. Realmente es de aquellas aplicaciones que no destacan por lo que hacen, sino por cómo lo hacen.

¿Y si no puedo concentrarme? Los mejores temporizadores Pomodoro

Ya que hemos hablado de cambio de método de trabajo con el GTD y Nozbe, quizás el problema sea para mantener la concentración. En este caso la técnica Pomodoro, donde mantenemos 25 minutos de concentración máxima en la tarea que estamos realizando sin permitir interrupciones y cinco de descanso puede ser nuestro mejor aliado. Vamos a ofreceros tres alternativas para utilizarlo, uno vía web, otro para el navegador como extensión y otro para instalar en el equipo.

Focusbooster es una de mis favoritas, disponible tanto para usar vía web como para instalar en Windows o Mac. Simplemente nos facilita un temporizador para saber cuando tenemos que trabajar en la tarea y cuando podemos descansar. Muy sencilla y muy útil. Elegante en su diseño y podemos adaptar los intervalos de tiempo a nuestro gusto.
MyPomodoro es una aplicación para Windows y Mac que combina la técnica Pomodoro con listas de tareas, una forma muy buena de completar las tareas que tenemos pendientes y aprender a dividirlas en los periodos de tiempos de 25 minutos que trabajamos con esta técnica. Además nos ofrece informes que nos ayudan a controlar si hemos mejorado nuestra productividad con la ayuda de esta aplicación. Quizás no es la mejor para iniciarse, pero una vez que dominamos la técnica nos será muy útil.
Tomighty es una extensión para Chrome que nos va a añadir el temporizador a nuestro navegador. Una forma muy cómoda de tener el temporizador justo cuando lo necesitamos. Perfecto para empezar a probar la técnica sin complicarnos demasiado.

Muchas veces la organización nos lleva un tiempo para probar cuál es la que mejor se adapta a nuestras necesidades, pero sin duda lo daremos por bueno cuando llega el momento de apretar, tanto en los estudios como en el trabajo, escasean las horas y si hemos conseguido organizarnos de forma adecuada, ganamos muchas horas para conseguir dedicar nuestro esfuerzo a lo que realmente nos importa.

Autor del articulo -

Cómo organizarte de regreso a la rutina a la vuelta de vacaciones. Especial vuelta al cole

AnexoM. Blog oficial de Jazztel por Carlos Cabello

SISTEMAS Y METODOS

TDM - Teorias Definiciones Manuales

RRHH - Recursos Humanos

PET - Planificacion Estrategia Tactica.

sCO2 - sistema Controlar Ordenar Organizar

mAP - metodo Agenda Perpetua.

mSg - metodo SIMPLE de gestion

mPIPOC - metodo Plan de Incentivos Por Objetivos C.

mPO - metodo Proyecto Objetivo.

mAC - metodo ARCHIVO CAJON.

Si te ha gustado lo mejor que debes hacer es ir a su blog/pagina.*****En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor. ********HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. ******** Cuando incorporo MI OPINIÓN, la identifico CLARAMENTE, con la única pretensión de DIFERENCIARLA del articulo original. ***** Mi correo electrónico es vredondof (arroba) gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algún comentario.***** Por favor! Si te ha molestado el que yo haya publicado algún artículo o fotografía tuya, ponte en contacto conmigo (vredondof - arroba - gmail.com ) para solucionarlo o retirarlo

Reflexiones SEMANA 14

* NOTA DE VREDONDOF *

-Dentro de MI SISTEMA DE ORGANIZACION el hay un metodo que se llama AP (Agenda Perpetua) consiste en que cada semana y en la PfS (Planificacion Semanal) hay una hoja denominada "REFLEXIONES".
El Objetivo de la hoja "REFLEXIONES" era REFRESCAR todas las semanas FRASES o ARTICULOS DE INTERES.

Esta era la REFLEXION DE LA SEMANA

- SCL

Reflexiones SEMANA 14

Optimice la utilizacion del telefono

Guarde siempre a mano su AGENDA y su lapiz portaminas con unos formularios en blanco.

Determine con anterioridad cuanto quiere quedar disponible para responder sus llamadas y cuando esta usted reunido (incluso-y sobre todo- si es con usted mismo)

Haga filtrar sus llamadas en funcion de sus prioridades. Si es necesario, revise y/o preciise los criterios de filtrado utilizadois en su equipo, asi como las formulas que hay que emplear.

Si llega el caso, anuncie, de entrada, que no esta disponible . Informe usted del momento en el que puede volver a llamar... y cumpla su compromiso.

Seleccione, cara a una solicitud imprevista, lo importante de lo accesorio, lo planificable de la urgencia real (que es mas bien rara)

Diga “NO” ; no a la persona si no a lo que le haga desviarse del objetivo de su mision.

Abandone a sus colaboradores la iniciativa del “PASO SIGUIENTE”.

Apunte con anterioridad en su planificacion diaria los numeros de telefono de las personas a las que quiere llamar.

Prepare sus conversaciones telefonicas y no dude en utilizar una guia de todos los puntos a tratar.

Prepare y reagrupe sus llamadas.

Este listo a fijar una eventual cita telefonica donde este usted seguro de la disponibilidad real de su interlocutor, en lugar de resolverlo sobre la marcha, deprisa y mal.

Ayude a su interlocutor a controlar su tiempo : anunciele el tiempo que necesita y asegurese de que esta disponible. Si no, fije una cita aunque sea de diez minutos.

Identifique de forma precisa cuando usted volvera a llamar a su interlocutor . “al final de la mañana”; “ a primera hora de la tarde”: ¿ Que hora es exactamente?

Reservese la iniciativa ; mejor que esperar una llamada, llame usted mismo (y cumpla sus compromisos !!)

Vaya derecho a lo esencial. Hagase un reto personal de la necesidad de ser preciso y conciso.

Anote sobre la marcha en su agenda las informaciones utiles.

Concluya sin demora ni efusiones superfluas.

SISTEMAS Y METODOS

TDM - Teorias Definiciones Manuales

RRHH - Recursos Humanos

PET - Planificacion Estrategia Tactica.

sCO2 - sistema Controlar Ordenar Organizar

mAP - metodo Agenda Perpetua.

mSg - metodo SIMPLE de gestion

mPIPOC - metodo Plan de Incentivos Por Objetivos C.

mPO - metodo Proyecto Objetivo.

mAC - metodo ARCHIVO CAJON.

Saber Priorizar es Fundamental

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- NOTA DE VREDONDOF
Mi experiencia de la PRIORIZACION es que no es dificil PRIORIZAR, en el dia a dia se va PRIORIZANDO bastante bien.
Priorizar lo URGENTE no es dificil, el problema surge por ir dejando (un dia si y otro tambien) LO IMPORTANTE.
En funcion de ello diseñe la frase magistral :

" QUE LO URGENTE NO BLOQUE LO IMPORTANTE".

Por ello es IMPRESCINDIBLE "el OBLIGARSE" a "echar mano" a LO IMPORTANTE, ya que por ser muy problematico y poco UGENTE , pues se deja PARA OTRO DIA.

Tambien es especialmente problematico TOMAR DECISIONES PROBLEMATICAS y que a la VEZ son PEQUEÑAS, de tal forma que yo me he ayudado mucho con la frase ( anonima) que dice :

"MUCHOS GRANDES PROBLEMAS, SON CREADOS POR LA FALTA DE TOMAR PEQUEÑAS DECISIONES"
ya que esas "PEQUEÑAS DECISIONES", son decisiones DRASTICAS .
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No se puede hacer todo en la vida. En determinadas circunstancias priorizar es la única opción. Decidir es elegir entre una cosa u otra, y muchas veces lo que debemos es simplemente definir cual costo estamos dispuestos a pagar y cual no. Pero siempre existirá un costo. Cuando aprendemos a tomar las decisiones clave, nuestra capacidad de hacer de manera efectiva y eficaz alcanza nuevas alturas.

Tratar de manejar nuestras actividades sin asignar prioridades, simplemente queriéndolo hacer todo, es una gran receta para el fracaso. Todas las cosas no tienen la misma importancia, y la consecuencia más clara de no priorizar adecuadamente se refleja en un pobre rendimiento general y una incapacidad para tomar decisiones que limita nuestra habilidad de hacer.

La toma de decisión es un proceso complejo que pone en juego nuestra valoración de las cosas. Siempre elegimos entre diferentes alternativas. A veces es fácil pero la mayoría de las veces no lo es. Asumir que todo tiene la misma importancia es como decir que todo nos da igual, y esto sencillamente no es cierto. No lo fue nunca y nunca lo será.

El pedido de un cliente que nos da de comer a diario no puede tener la misma importancia que el de uno que apenas nos deja migajas. La solicitud de ayuda de un desconocido no vale para nosotros lo mismo que la de un ser querido.

Desde ya que lo cortés no quita lo valiente, y debemos ser educados y cuidadosos en la forma en que manejamos nuestro asignación de prioridades, pero es perfectamente legítimo que pongamos nuestros valores sobre la mesa a la hora de tomar decisiones. Los demás hacen lo mismo, y reconocerán y respetarán de inmediato a quien lo hace con integridad.

Para hacer más complicado el tema, el valor no es una cosa estática y válida para todos por la sencilla razón de que es “subjetivo” por naturaleza. Por eso nadie puede dar una lista con pesos o valores predefinidos y universales asignados a las diferentes tareas. Las prioridades cambian de persona a persona, porque las valoraciones son diferentes para cada individuo, de la misma manera que es diferente su experiencia previa y diferente es la coyuntura con la que debe lidiar en ese momento.

La “subjetividad del valor”, un concepto de la economía que define la esencia del proceso de mercado y de su consecuente estructura de precios, es un elemento indispensable para entender nuestro accionar como individuos.

Actuamos para cambiar un estado de cosas que no nos satisface por otro que sí lo haga. Y lo hacemos con arreglo a nuestra escala de valores.

Ludwig Von Mises, en su obra “La Acción Humana”, nos explica que

“[…] El juicio de valor no se mide, se limita a ordenar en escala gradual; antepone unas cosas a otras. El valor no se expresa mediante peso ni medida, sino que se formula a través de un orden de preferencias y secuencias. En el mundo del valor sólo son aplicables los números ordinales; nunca los cardinales. […] La diferencia valorativa entre dos situaciones determinadas es puramente psíquica y personal. No cabe trasladarla al exterior. Sólo el propio interesado puede apreciarla y ni siquiera él sabe concretamente describirla a otros[…][i]”

Así podemos ver que nuestra asignación de prioridades es un proceso dinámico que reflejará nuestra valoración de los hechos con cada decisión que tomemos. Con cada acción pondremos de manifiesto lo que preferimos, porque lo que no hacemos es el costo que pagamos por nuestra elección.

Cuando no priorizamos, reflejamos en nuestro accionar una escala de valores ajena. Es precisamente allí cuando damos el control a terceros y nos convertimos en marionetas sin rumbo propio.

Lo que nosotros buscamos es alcanzar nuestra visión, aquello que anhelamos. Esta debe ser coherente con nuestra misión y las metas que nos proponemos lograr en consecuencia. Nuestros valores se reflejan allí y estos permearán a nuestra asignación de prioridades.

Debemos priorizar todo el tiempo, no sólo cuando estamos contra una pared. Es fundamental acostumbrarnos a tomar decisiones una y otra vez, pagando los costos que ellas conllevan y aprendiendo de nuestros errores en un proceso de mejora continua que nos llevará de a poco a encontrar el camino hacia nuestros más anhelados objetivos.

Enlaces Relacionados

[i] La Acción Humana – Tratado de Economía; Unión Editorial 5ta edición; Ludwig Von Mises, pag 117.

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El AUTOR de este articulo es : -

Saber Priorizar es Fundamental

de Cómo me Organizo de JC -

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Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE,

con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original.

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Productividad: Guía Fácil para el Buen Uso de la Agenda en GTD

Son muchas las personas que usan una agenda para gestionar su productividad personal y, sin embargo, sólo una pequeña porción de ellas la usa correctamente.

Después de muchos años trabajando en posiciones europeas, una de las cosas que más me está llamando la atención en mi nueva etapa profesional es el especial mal uso que se hace de la agenda en España, con todas las excepciones que queramos, que imagino las habrá.

Es algo que suelo comentar en los talleres que facilito sobre GTD y que, sorprendentemente, no sólo no genera discusión, sino que es reconocido abiertamente como un problema real.

No sé si es una flexibilidad mal entendida, un excesivo “querer agradar” debido a razones culturales, un ejemplo más de apasionamiento latino traducido en voluntarismo, una más de las muchas malas prácticas de gestión que abundan en nuestras organizaciones o el simple desconocimiento de cómo se debe usar una agenda para que sirva de algo.

Por si se trata de lo último, comparto aquí algunos principios básicos, a modo de guía, que te ayudarán a convertir tu agenda en una verdadera herramienta de productividad.

Asegúrate de anotar todos los compromisos que caducan y sólo los que caducan

La agenda debe utilizarse, única y exclusivamente, para anotar tareas que te has comprometido a hacer en una fecha o en una fecha y hora determinadas. Cosas que, o haces en ese momento concreto o ya no podrás, o no tendrá sentido, hacer.

Puedes también utilizarla como recordatorio de cosas que tal vez no hagas pero sobre las que tendrás que tomar una decisión en una fecha o momento determinados.

En cualquier caso, la agenda no debe incluir tareas sólo porque te gustaría hacerlas antes de una fecha determinada, ni tampoco tu lista de cosas por hacer.

La finalidad de la agenda es darte especial visibilidad sobre compromisos adquiridos que sólo puedes cumplir en momentos concretos. Si mezclas este tipo de compromisos con otros que simplemente debes hacer lo antes posible, esa utilidad desaparece por completo.

No conviertas tu agenda en una lista de deseos ni en una declaración de intenciones

La agenda debe contener únicamente tareas que te has comprometido a hacer. Esto significa que no debe incluir tareas que “te gustaría poder hacer”, “a lo mejor vas a hacer”, “harás si te da tiempo”, etc. Todo este tipo de tareas deben ir a parar a tu lista algún día/tal vez hasta que, en una de tus revisiones semanales, decidas comprometerte, de verdad, a hacerlas.

Si mezclas lo que vas a hacer con lo que tal vez hagas estás añadiendo ruido a tu sistema, aumentas el riesgo de procrastinar y, en definitiva, estás minando la fiabilidad de tu agenda y, con ello, su utilidad.

Considera tu agenda territorio sagrado

En línea con el consejo anterior, lo que entra en tu agenda no se mueve ni se cambia. La agenda es un territorio sagrado que no se modifica salvo causa mayor. Cuando cambias algo que has anotado en tu agenda, no sólo saboteas tu propia productividad sino la de las demás personas implicadas, que se ven obligadas a cambiar también sus respectivas agendas.

En la última empresa en la que trabajé, las reuniones mensuales de comité de dirección europeo se fijaban para todo el año y excepto una o, como mucho, dos, todas se celebraban en la fecha y lugar previstos. ¿Te imaginas algo así en una empresa española?

Evita que tu agenda parezca un Tetris

Una agenda en la que los distintos compromisos se solapan o son consecutivos delata una baja productividad. El objetivo no es “encajar” una reunión o conferencia con otra para que quede como un Tetris perfecto sino precisamente lo contrario.

Los motivos por los que debes dejar espacio entre los compromisos que anotas en tu agenda son muchos. Por ejemplo, por si ese compromiso se alarga más de lo esperado o para asegurar que puedes desplazarte entre compromisos si es necesario. Pero el más importante es porque necesitas dejar espacios en los que trabajar en tu trabajo ya definido, es decir, tus listas GTD, y también para definir tu trabajo.

Si tu agenda consume habitualmente todo tu día nunca serás productivo. Así que ya sabes, huye de las reuniones siempre que puedas porque o te reúnes o trabajas.

Gana perspectiva trabajando a largo plazo

Una de las cosas que me llama poderosamente la atención es lo mal que, en general, se gestionan en España las invitaciones para contribuir a la difusión de diversos eventos. En muchos de estos casos se trata de eventos en los que los ponentes son personajes conocidos, con frecuencia extranjeros, cuyas agendas me consta son a varios meses vista. De hecho, la complejidad logística del propio evento exige una preparación que como mínimo se mide en semanas.

¿Por qué entonces se envían las invitaciones para asistir con tan escasa antelación, con frecuencia sólo uno o dos días antes? Avisar en el último momento aumenta enormemente la probabilidad de no poder asistir, ya que hace casi imposible que las personas puedan renegociar sus compromisos ya existentes.

Al menos en mi experiencia, este tipo de comportamientos son inimaginables en cualquiera de nuestros países vecinos. No digo yo que debamos reservar las vacaciones de verano en Navidad, práctica habitual en los países nórdicos, pero existe un término medio. Si llevas organizando un evento, con fecha confirmada, desde hace semanas, ¿por qué esperas al último momento para invitar a personas que, se supone, tienes interés en que asistan?

No lo olvides. Poder bloquear fechas en tu agenda con antelación te ayuda a tener más perspectiva y a dosificar mejor tus esfuerzos, a la vez que te permite renegociar tus compromisos en caso necesario.

Reserva espacios para reunirte contigo mismo

Este sencillo truco te permite encontrar esos bloques de tiempo sin interrupciones que en ocasiones necesitas para sacar adelante una oferta, o una presentación o, simplemente, para ponerte al día después de un pico de trabajo.

Lo único que debes tener en cuenta es que esta reunión contigo mismo es tan importante o más que una reunión con tu jefe, así que actúa en consecuencia.

Ten siempre el contenido actualizado al 100%

Todo lo anterior no sirve de mucho si en tu agenda conviven compromisos cancelados o que han cambiado de fecha y hora.

Si quieres poder seguir confiando en tu agenda, asegúrate de reflejar de forma inmediata cualquier cambio que se produzca en uno de tus compromisos.

Conclusión

La agenda es una herramienta potentísima si sabes hacer buen uso de ella. La forma de lograrlo es muy sencilla: convertir en hábitos las 6 prácticas que te recomiendo. Si lo consigues, te aseguro que notarás un incremento espectacular de tu productividad.

Este artículo, Productividad: Guía Fácil para el Buen Uso de la Agenda en GTD, escrito por José Miguel Bolívar y publicado originalmente en Optima Infinito, está licenciado para su uso bajo una Licencia Creative Commons 3.0 España.
Muchas gracias por suscribirte a Optima Infinito.

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En GTD la Agenda es Otra Cosa
GTD: Evaluar es Decidir Qué Hacer

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de Optima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0 de José Miguel Bolívar

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Por Qué Productividad Personal No es Gestión del Tiempo

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Me llama la atención que a estas alturas del siglo XXI se siga hablando de “gestión del tiempo”, como si el tiempo fuera algo que se pudiera gestionar.

Como bien dice David Allen, creador de la metodologíaGTD, “por muy bien que gestiones cinco minutos, jamás vas a terminar teniendo seis”. Puedes gestionarte tú, gestionar tu atención o gestionar las cosas que haces (acciones) pero, definitivamente, no puedes gestionar el tiempo.

Cuando se habla de “gestión del tiempo”, la gente piensa normalmente en planificación de tareas y en cuadrantes importante/urgente que les permitan recuperar sus vidas; las empresas, por su parte, piensan en cómo hacer que sus empleados produzcan más, es decir, en cómo hacer que sean más productivos o, dicho de otro modo, en cómo obtener más resultados con los recursos disponibles.

Pero, ¿por qué las empresas siguen insistiendo en llamarlo “gestión del tiempo” cuando quieren decir “productividad”?

Quizás sea simplemente porque desconocen la diferencia entre ambas expresiones, aunque podría ser también porque productividad suena a trabajar más por el mismo sueldo mientras que “gestión del tiempo” evoca la ilusión de poder finalmente conciliar vida personal y profesional.

Al margen de lo anterior, el verdadero problema es que seguir hablando de “gestión del tiempo” es teorizar sobre sueños irrealizables. Por el contrario, hablar de “productividad” es ver la forma de mejorar resultados con los recursos disponibles, tanto si se aplica a personas como a organizaciones.

La famosa expresión “gestión del tiempo” está pidiendo un relevo a gritos, no sólo por ser engañosa sino por tratarse de un concepto caduco e inservible.

Las técnicas tradicionales englobadas en lo que se ha venido llamando “gestión del tiempo” no funcionan y no lo hacen porque:

Consideran el tiempo como un recurso gestionable, cuando el tiempo es en realidad una circunstancia más de las muchas que te condicionan
No tienen en cuenta la forma real en la que el cerebro procesa constantemente la información y los recursos disponibles para asignar prioridades y decidir acciones
Se basan en estimaciones subjetivas, relativas y cambiantes de importancia y urgencia
Parten del principio falso de que las prioridades son estáticas y las asignas tú, ignorando que con frecuencia vienen impuestas y que cambian constantemente en función de los imprevistos
Obvian la existencia de las interrupciones y que el impacto de las mismas hace inservible cualquier tipo de planificación

Por eso, aunque no te gusten las connotaciones economicistas del término “productividad”, deberías ir olvidando la patraña de la “gestión del tiempo” y reconocer que lo que necesitas es algo que te ayude a conseguir los resultados que deseas con los recursos de los que dispones, no sólo en el aspecto profesional, sino en cualquier otro ámbito de tu vida.

Porque la “productividad personal” es únicamente eso: un conjunto de técnicas orientadas a la consecución de resultados.

Lo importante no es si las cosas te parecen más o menos importantes o urgentes sino a) si estás o no comprometido a hacerlas y b) las circunstancias en las que te encuentras (contexto, tiempo y energía disponible) en cada momento.

Todas las personas disponen del mismo tiempo pero no todas alcanzan los mismos resultados.

Al margen de las capacidades individuales de cada una de ellas, lo que parece evidente es que quienes son conscientes de loscompromisos que han adquirido, tienen claro el resultado que quieren lograr para cada uno de ellos y saben cuál es la próxima acción que les acerca a conseguirlo parten con ventaja sobre las que no.

¿En cuál de los dos grupos quieres estar?

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¿Qué planes tienes para el año 2012?

Nota de VREDONDOF :
ESTE ARTICULO tambien lo he publicado en los BLOGs
AP - Agenda Perpetua
PET - Planificacion Estrategia Tactica
CO2 - Controlar Ordenar Organizar
TDM - Teorias Definiciones Manuales

Ya que puede ser de utilidad en mi SISTEMA CO2 (Controlar Ordenar Organizar) que en breve (por fin ... y espero cumplir esta vez) iniciare su PUBLICACION y que lleva incluidos varios METODOS / Utilidades como son :
( AP - Agenda Perpetua ) , mSg (metodo SIMPLE de gestion) MPO (Metodo Proyecto Objetivo), MAC (Metodo Archivo Cajon) PIPOC (Plan de Incentivos Por Objetivos Cuatrimestrales).

El tiempo pasa volando, ya casi estamos al final del año 2011. Para mi las fiestas de navidad siempre son el momento idóneo para planificar el año que viene. ¿Cuándo vamos de vacaciones? ¿Qué puentes hay? ¿Cuándo estaré trabajando en proyectos grandes?

El calendario compacto

La herramienta perfecta para hacer esta planificación es el calendario compacto. Su diseño permite ver todo el año mientras todavía queda mucho espacio para notas.

Novedades

He implementado los últimos cambios que David Seah ha implementado en la versión original del calendario compacto. En lugar de trabajar con una tabla con las fechas fijas de los días festivos, ahora cuenta con fórmulas que calculan la fecha de cada día festivo. El beneficio de este cambio es que el año que viene sólo tienes que cambiar la celda con la fecha base para preparar el calendario para el año 2013.
Además, si reemplaces la fecha base por la formula =HOY(), el calendario siempre mostraré las próximas 52 semanas a partir de la fecha de hoy.

Versiones

He preparado el calendario en dos formatos: Microsoft Excel 2007 y PDF. Obviamente, no podrás cambiar el año de la versión en PDF. Este año no he podido crear una versión para OpenOffice.org debido a la complejidad de las fórmulas y los formatos condicionales.

Por el momento hay calendarios para Argentina, Barcelona, Catalunya, Chile, Colombia, España, Lleida y Madrid, aunque en los próximas semanas añadiré más países y versiones en catalán.

¡Descarga ahora tu calendario compacto!

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El AUTOR de este articulo es :

¿Qué planes tienes para el año 2012?

de El Canasto de Jeroen Sangers

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